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社会人入門(ビジネス用・電話とメールの基本)

社会人になれば、社会人としてのマナーが大事になってきます。大学生のときと同じ気分でいてはいけません。きちんとしたマナーがあれば円滑なコミュニケーションを取れますし、仕事でも活躍出来るでしょう。
今回は、社会人入門としてビジネス用電話とメールの基本をクイズ形式でお送りいたいます。

社会人のマナーの基本

電話の基本のマナーについてです。会社ごとに多少の違いはありますが、基本的なマナーは同じです。

社会人入門クイズ(ビジネス電話編)
勤務中、会社にいるときに電話がかかってきました。電話が鳴ったときの対応で正しいものはどれでしょう?
1.忙しいので自分の仕事が終わるまでは出ない
2.はっきりとした声で「もしもし、○○(自分の名前)ですが」と出る
3.はっきりとした声で「はい、△△(会社の名前)でございます」と出る
4.知らない番号のときは相手が何か話すまで話さない
3.はっきりとした声で「はい、△△(会社の名前)でございますと出る
電話が鳴ったら、3コール以内に出るようにします。それ以上鳴ったら「大変お待たせいたしました」というのがマナーです。
取引先の会社から「高橋さん(課長)をお願いします」と言われました。電話を取り次ぐ際の一言で、正しいのはどれでしょう?
1.「高橋課長でございますね。少々お待ち下さい。」
2.「課長でございますね。少々お待ち下さい。」
3.「高橋でございますね。少々お待ち下さい。」
4.「タカさんですね。お待ち下さい。」
3.「高橋でございますね。少々お待ち下さい。」
電話で自分の会社の人の名前を言う時は、目上の人であっても敬称は付けません。
間違い電話がかかってきました。どう対応するのがいいでしょう?
1.「違います」といってすぐに電話を切る
2.「こちらは△△(会社の名前)ですが、お間違えではないでしょうか?」と言う
3.相手に適当に話を合わせて応じる
4.仕事のやる気に水を差されたので少し説教をする
2. 「こちらは△△(会社の名前)ですが、お間違えではないでしょうか?」と言う
ぶっきらぼうな態度で電話を切ると、間違い電話とはいえ相手に嫌な印象を与えてしまいます。どんな電話にも丁寧に応対しましょう。
電話の対応をするときに使う言葉遣いで、間違っているものはどれでしょう?
1.少々お待ちくださいませ
2.さようでございますか
3.申し伝えます
4.わかりました
4.わかりました
何気なく使ってしまう言葉ですが、目上の人に向かって使うときは失礼に当たりますから「承知致しました」や「かしこまりました」と言うようにしましょう。

社会人入門クイズ(ビジネスメール編)

メールの基本のマナーについてです。会社ごとに多少の違いはありますが、基本的なマナーは同じです。

ビジネスメールの本文の一行目には何を入力するでしょう?
1.メールの宛先
2.メールの題名
3.宛名(相手先の会社の名前など)
4.挨拶(先日はお世話になりましたなど)
3.宛名(相手先の会社の名前など)
宛先は宛先の欄に、題名は件名の欄に入力します。メールの本文には、挨拶や自分の名前を入力するのも大切ですが、まずは「△○株式会社 □×様」などの宛名を入力しましょう。それから挨拶をして名乗ります。
先日の会議の報告をメールで行おうとしています。どのようなメールにするのが良いでしょう?
1.長い会議であったことを伝えるため事細かに書く
2.会議の内容を一言でまとめる
3.読んだ人が面白く感じてくれるように多少の脚色をする
4.メールを書いた趣旨をはじめに述べる
4.メールを書いた趣旨をはじめに述べる
「先日の会議のご報告を致します」などと始めると、読む相手も何のメールなのかが分かりやすくなります。ダラダラと書かずに要点を押さえた内容で書くようにしましょう。
以下のうち、ビジネスメールのマナーとして正しいものはどれでしょう?
1.読んだらすぐに返信する
2.大きなファイルを添付する
3.線や色で文字を装飾して送る
4.顔文字を使う
1.読んだらすぐに返信する
ファイルを添付するときは、相手の端末の状態を把握してからにしましょう。文字の装飾は、相手側では文字化けして見える恐れがあります。顔文字を使うのは、自分への評価だけでなく会社の信頼も落としかねません。

この情報は変更することがありますのでご注意ください。


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