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社会人になれば、社会人としてのマナーが大事になってきます。大学生のときと同じ気分でいてはいけません。きちんとしたマナーがあれば円滑なコミュニケーションを取れますし、仕事でも活躍出来るでしょう。
今回は、社会人入門としてビジネス用電話とメールの基本をクイズ形式でお送りいたいます。
社会人のマナーの基本
電話の基本のマナーについてです。会社ごとに多少の違いはありますが、基本的なマナーは同じです。
社会人入門クイズ（ビジネス電話編）
- 勤務中、会社にいるときに電話がかかってきました。電話が鳴ったときの対応で正しいものはどれでしょう？
- 1．忙しいので自分の仕事が終わるまでは出ない
- 2．はっきりとした声で「もしもし、○○（自分の名前）ですが」と出る
- 3．はっきりとした声で「はい、△△（会社の名前）でございます」と出る
- 4．知らない番号のときは相手が何か話すまで話さない
- 3．はっきりとした声で「はい、△△（会社の名前）でございますと出る
- 電話が鳴ったら、3コール以内に出るようにします。それ以上鳴ったら「大変お待たせいたしました」というのがマナーです。
- 取引先の会社から「高橋さん（課長）をお願いします」と言われました。電話を取り次ぐ際の一言で、正しいのはどれでしょう？
- 1．「高橋課長でございますね。少々お待ち下さい。」
- 2．「課長でございますね。少々お待ち下さい。」
- 3．「高橋でございますね。少々お待ち下さい。」
- 4．「タカさんですね。お待ち下さい。」
- 3.「高橋でございますね。少々お待ち下さい。」
- 電話で自分の会社の人の名前を言う時は、目上の人であっても敬称は付けません。
- 間違い電話がかかってきました。どう対応するのがいいでしょう？
- 1．「違います」といってすぐに電話を切る
- 2．「こちらは△△（会社の名前）ですが、お間違えではないでしょうか？」と言う
- 3．相手に適当に話を合わせて応じる
- 4．仕事のやる気に水を差されたので少し説教をする
- 2. 「こちらは△△（会社の名前）ですが、お間違えではないでしょうか？」と言う
- ぶっきらぼうな態度で電話を切ると、間違い電話とはいえ相手に嫌な印象を与えてしまいます。どんな電話にも丁寧に応対しましょう。
- 電話の対応をするときに使う言葉遣いで、間違っているものはどれでしょう？
- 1．少々お待ちくださいませ
- 2．さようでございますか
- 3．申し伝えます
- 4．わかりました
- 4．わかりました
- 何気なく使ってしまう言葉ですが、目上の人に向かって使うときは失礼に当たりますから「承知致しました」や「かしこまりました」と言うようにしましょう。
社会人入門クイズ（ビジネスメール編）
メールの基本のマナーについてです。会社ごとに多少の違いはありますが、基本的なマナーは同じです。
- ビジネスメールの本文の一行目には何を入力するでしょう？
- 1．メールの宛先
- 2．メールの題名
- 3．宛名（相手先の会社の名前など）
- 4．挨拶（先日はお世話になりましたなど）
- 3．宛名（相手先の会社の名前など）
- 宛先は宛先の欄に、題名は件名の欄に入力します。メールの本文には、挨拶や自分の名前を入力するのも大切ですが、まずは「△○株式会社 □×様」などの宛名を入力しましょう。それから挨拶をして名乗ります。
- 先日の会議の報告をメールで行おうとしています。どのようなメールにするのが良いでしょう？
- 1．長い会議であったことを伝えるため事細かに書く
- 2．会議の内容を一言でまとめる
- 3．読んだ人が面白く感じてくれるように多少の脚色をする
- 4．メールを書いた趣旨をはじめに述べる
- 4．メールを書いた趣旨をはじめに述べる
- 「先日の会議のご報告を致します」などと始めると、読む相手も何のメールなのかが分かりやすくなります。ダラダラと書かずに要点を押さえた内容で書くようにしましょう。
- 以下のうち、ビジネスメールのマナーとして正しいものはどれでしょう？
- 1．読んだらすぐに返信する
- 2．大きなファイルを添付する
- 3．線や色で文字を装飾して送る
- 4．顔文字を使う
- 1.読んだらすぐに返信する
- ファイルを添付するときは、相手の端末の状態を把握してからにしましょう。文字の装飾は、相手側では文字化けして見える恐れがあります。顔文字を使うのは、自分への評価だけでなく会社の信頼も落としかねません。
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